La digitalización de los procesos de compras B2B
La digitalización en la empresa es un concepto abrumador. Tanto que, a veces, parece que no sabemos por dónde empezar.
A la función de compras le ocurre igual cuando se enfrenta a la digitalización de sus funciones.
¿Cómo es la digitalización de lo procesos de compra B2B?
La opción de máximos de la digitalización de compras B2B pasa por la implementación de un módulo específico de compras dentro de una implantación integral de un gran ERP.
Estos módulos específicos abarcan desde la identificación de la necesidad hasta el pago, donde todos los pasos estén contemplados: control presupuestario, búsqueda de proveedores, petición de ofertas,etc.
Sin embargo, la realidad es que este ideal no llega e, incluso, no existe. Por eso, es recomendable empezar con pasos más pequeños y controlados.
En compras hay algunas actividades que nos consumen muchos recursos y en las que ya se está recurriendo a diversos proveedores externos y herramientas más pequeñas.
Estas aportan soluciones muy útiles, como es el caso de B2B Safe, que supone un paso en la digitalización del área de compras con una aportación de valor clara.
La digitalización y la productividad en el área de compras.
Como demuestran diversos estudios de consultoras, la pandemia de la COVID-19 ha impulsado la digitalización en las empresas. Se ha podido demostrar empíricamente que se obtienen beneficios de diversa índole.
Pero uno de los que más se menciona, por motivos obvios, es la mejora en la productividad.
Para el área de compras, la digitalización también aporta transparencia y orden en el proceso, que se traduce en eficiencia, es decir: menores costes y plazos.
Se aumenta la trazabilidad y se mejora la información y la gestión de los riesgos.
Con el B2B Safe, obtenemos estos beneficios de la digitalización de forma rápida y sencilla, pues no necesita de grandes implantaciones, y puede utilizarse solo en las partes del proceso y de la manera que a cada uno le interese, en cada momento.
¿Cuáles son las fases del proceso de compras y cuáles son más sencillas de digitalizar?
Las fases del proceso de compras susceptibles de digitalizar son todas en mayor o menor medida.
Estas fases del proceso de compras son:
1. Identificación de la necesidad
2. Flujo de aprobación de la solicitud de necesidad
3. Control presupuestario
4. Búsqueda de proveedores
5. Homologación de proveedores
6. Negociación, RFx.
7. Emisión de la orden de pedido
8. Confirmación de entrega o recepción del pedido.
9. Repositorio de contratos.
10. Recepción y aprobación de facturas
11. Pago
De estos 11 pasos, B2B Safe como herramienta para ayudar a las áreas de compras y a su digitalización, nos permite aumentar la productividad en los siguientes:
Búsqueda de proveedores
A través de la herramienta se podrá hacer una búsqueda de proveedores, lanzando una licitación o directamente buscando entre los proveedores dados de alta y previamente clasificados.
Homologación de proveedores
Cuando se trate de nuevos proveedores, se podrá exigir unos requisitos previos para poder empezar a trabajar.
Estos requisitos se podrán configurar de manera particular y general para cada licitación.
Negociación, Rfx
Donde, a través de unas consultas previas, transparentes y comparativas se ordenará la negociación de las condiciones con los diferentes proveedores.
Emisión de órdenes de pedido
Una vez acordadas las condiciones de la operación, se emitirá una orden de pedido con carácter contractual.
Se podrá documentar toda la información necesaria y con número único, que servirá para la asignación interna del centro de coste.
Confirmación de entrega o recepción
La persona interna responsable de la recepción del pedido dará su conformidad total o parcial a la entrega del pedido.
Así, queda reflejado cuándo y cuánto se ha recibido para la posterior conciliación con la factura.
Repositorio de contratos
En los casos en los que los pedidos estén sujetos a un contrato, este podrá estar disponible y podrá ser gestionado desde la herramienta.
Recepción de facturas
Las facturas se podrán recibir en un buzón de correo que, con el número de pedido, se podrán fácilmente identificar y asignar a cada presupuesto, centro de costes, categoría o cuenta contable, sin necesidad de otro flujo de aprobación o con un flujo de aprobación más corto pues ya se tiene toda la información anteriormente justificada para su pago.
Pago
Una vez confirmado que la factura coincide con la mercancía o servicio pedido y confirmada su recepción, se puede proceder al pago.
B2B Safe es tu aliado para digitalizar el área de compras.
La herramienta B2B Safe tiene, además de la digitalización de los procesos de compras, una aportación de valor adicional clara en la información financiera relativa a los proveedores.
Esta información aporta seguridad en la compra a crédito, pues identifica a los actores de la operación para un pago posterior.
Todo esto hace de B2B Safe un marketplace de gran utilidad y fácil uso para las áreas de compras, ya que genera la confianza entre proveedores y compradores con la seguridad de un buen servicio y las mejores condiciones para el que compra y la seguridad de cobro para el que vende.
