Digitalização dos processos de aquisição B2B
Digitalização nos negócios é um conceito esmagador. Tanto que por vezes parece que não sabemos por onde começar.
O mesmo é válido para a função de compra quando se trata de digitalizar as suas funções.
Como é a digitalização dos processos de compra B2B?
A opção máxima para a digitalização de compras B2B envolve a implementação de um módulo de compras específico dentro de uma implementação abrangente de um grande ERP.
Estes módulos específicos cobrem tudo desde a identificação da necessidade até ao pagamento, onde todas as etapas são cobertas: controlo orçamental, procura de fornecedores, pedido de cotações, etc.
No entanto, a realidade é que este ideal não existe. Por conseguinte, é aconselhável começar com passos mais pequenos e mais controlados.
Nas compras, existem algumas actividades de recursos intensivos em que já estamos a utilizar uma série de fornecedores externos e ferramentas mais pequenas.
Estas fornecem soluções muito úteis, como o B2B Safe, que é um passo na digitalização da área de compras com uma clara contribuição de valor.
Digitalização e produtividade na área das compras.
Como vários estudos de empresas de consultoria demonstraram, a pandemia da COVID-19 impulsionou a digitalização nas empresas. Ficou empiricamente demonstrado que há uma variedade de benefícios.
Mas uma das mais frequentemente mencionadas, por razões óbvias, é a melhoria da produtividade.
Para a área de compras, a digitalização também traz transparência e ordem no processo, o que se traduz em eficiência, ou seja, menores custos e prazos de entrega.
A rastreabilidade é aumentada e a informação e a gestão do risco são melhoradas.
Com o B2B Safe, estes benefícios da digitalização são alcançados rápida e facilmente, uma vez que não requer grandes implementações, e pode ser utilizado apenas nas partes do processo e da forma que é do interesse de todos, em qualquer momento.
Quais são as fases do processo de compra e quais são as mais fáceis de digitalizar?
As fases do processo de compra que podem ser digitalizadas são todas, em maior ou menor grau.
Estas fases do processo de compra são:
1. identificação da necessidade
2. fluxo de aprovação do pedido de requisitos
3. Controlo orçamental
4. Procura de fornecedores
5. Aprovação de fornecedores
6. Negociação, RFx.
7. Emissão de ordem de compra
8. Confirmação da entrega ou da recepção da encomenda.
9. Repositório de contratos.
10. Recepção e aprovação de facturas
11. Pagamento
Destas 11 etapas, B2B Safe como ferramenta para ajudar as áreas de compras e a sua digitalização, permite-nos aumentar a produtividade nos seguintes:
Procura de fornecedores
Através desta ferramenta poderá pesquisar fornecedores, lançando um concurso ou pesquisando directamente entre os fornecedores registados e previamente classificados.
Aprovação de fornecedores
No caso de novos fornecedores, podem ser necessários certos pré-requisitos para poder começar a trabalhar.
Estes requisitos podem ser configurados de uma forma particular e geral para cada concurso.
Negociação, Rfx
Onde, através de consultas prévias, transparentes e comparativas, será ordenada a negociação das condições com os diferentes fornecedores.
Emissão de ordens de compra
Uma vez acordadas as condições da operação, será emitida uma ordem de compra sob a forma de contrato.
Toda a informação necessária pode ser documentada e com um número único, que será utilizado para a atribuição interna do centro de custos.
Confirmação da entrega ou do recibo
A pessoa interna responsável pela recepção da encomenda deve confirmar total ou parcialmente a entrega da encomenda.
Isto mostra quando e quanto foi recebido para reconciliação subsequente com a factura.
Repositório de contratos
Nos casos em que as encomendas estão sujeitas a um contrato, este pode estar disponível e pode ser gerido a partir da ferramenta.
Recepção de facturas
As facturas podem ser recebidas numa caixa de correio que, com o número de encomenda, pode ser facilmente identificada e atribuída a cada orçamento, centro de custos, categoria ou conta de contabilidade, sem necessidade de outro fluxo de aprovação ou com um fluxo de aprovação mais curto, uma vez que todas as informações já se justificam para pagamento.
Pagamento
Depois de ter confirmado que a factura corresponde à mercadoria ou serviço encomendado e confirmado a recepção da factura, pode proceder ao pagamento.
B2B Safe é o seu aliado para digitalizar a área de compras.
A ferramenta B2B Safe tem, para além da digitalização dos processos de compra, uma clara contribuição de valor adicional na informação financeira relativa aos fornecedores.
Esta informação proporciona segurança na compra a crédito, uma vez que identifica os intervenientes na transacção para pagamento subsequente.
Tudo isto faz do B2B Safe um mercado muito útil e fácil de usar para áreas de compras, uma vez que gera confiança entre fornecedores e compradores com a segurança de um bom serviço e as melhores condições para o comprador e a segurança de pagamento para o vendedor.
