11 etapas de redução de custos no processo de aquisição da sua empresa

Fase 1. Identificar a necessidade

Este é o primeiro e mais importante passo na decisão de compra.

A necessidade pode ser identificada a partir de qualquer perfil e departamento da empresa: desde a compra de folhas de alumínio até um veículo. 
Dependendo da estrutura da nossa empresa, ou a pessoa que detecta a necessidade a envia à pessoa responsável pelas compras ou esta comunicação será centralizada numa pessoa de cada departamento que informará as compras. 

Fase 2. Fluxo de aprovação do pedido para a necessidade

É necessário que cada requisito passe por um fluxo de aprovação do departamento. Isto traz transparência aos pedidos de compra, uma vez que assegura que a compra é legal.

Fase 3. Controlo orçamental

Uma das tarefas mais importantes da função de compra é verificar o orçamento disponível, que pode ser um orçamento único para toda a empresa ou dividido por departamento, e verificar se a compra pode ser feita de acordo com o custo estimado.

Fase 4. pesquisa de fornecedores

Esta é uma das fases que consome mais tempo. Uma vez definida a necessidade de compra e, portanto, o que o produto e o serviço devem satisfazer, o comprador deve procurar todos os possíveis grossistas que possam prestar estes serviços.

Lembre-se que, com o B2B Safe, não só poupa tempo quando procura fornecedores, como também pode publicar uma procura de oferta ou serviço para que os fornecedores lhe possam enviar as suas ofertas. 

Etapa 5: Aprovação de fornecedores

A acreditação de fornecedores é, por outras palavras, a garantia de que são bons fornecedores.  Para tal, examinamos estas empresas de produtos e serviços B2B para verificar se estão em boa saúde financeira, se são capazes de produzir ou prestar os serviços necessários, e se cumprem as suas responsabilidades laborais, ambientais e sociais.

Em B2B Safe terá acesso a documentos de fornecedores, desde relatórios financeiros a ISOs e outros documentos de qualidade.

Fase 6: Negociação, RFx

As RFxs são vários pedidos que podem ser pedidos de informação, orçamentos ou cotações, que enviamos a fornecedores aprovados a partir da função de compras. Nesta fase, depois de termos escolhido os fornecedores finais para o nosso processo, negociamos coisas como o orçamento e, mais importante ainda, o valor acrescentado dos produtos ou serviços. É aqui que iremos negociar com o fornecedor sobre garantias de produtos, serviços pós-venda, contratos de manutenção, etc.

Um pedido de produto ou serviço em B2B Safe segue um protocolo semelhante ao das RFxs, ao definir os requisitos da sua encomenda e ao solicitar aos fornecedores todas as informações necessárias para iniciar a negociação. 

Fase 7. emissão do formulário de encomenda

A emissão da ordem de compra é enviada aos fornecedores. Neles, indicará exactamente o que está a pedir. Recomenda-se também acrescentar tudo o que negociámos, tal como a garantia que os seus produtos ou serviços têm, etc.

Fase 8. Confirmação da entrega ou da recepção da encomenda

Quando recebemos a nossa encomenda, temos de avaliar se tudo está correcto e confirmar a entrega.

Fase 9. Repositório de contratos

Muitos dos produtos e serviços que adquirimos são acompanhados por contratos de fornecimento, manutenção, etc. A partir da função de compra, é essencial ter toda esta informação num repositório que possa ser consultado tanto por compradores como por utilizadores. 

Fase 10. recepção e aprovação das facturas.

Depois de enviar e receber a nossa encomenda, a factura chegará e teremos de a aprovar.

Fase 11. pagamento

Se tivermos seguido as 10 fases anteriores, a única coisa que nos falta será o pagamento das facturas, o que normalmente será feito pelo departamento de contabilidade ou finanças. O pagamento será efectuado quando, a partir da compra, tivermos aprovado a factura e chegar a data que negociámos na fase 6.

Estas são, em resumo, as 11 fases de compra que cada empresa deve seguir para garantir que poupa tempo e dinheiro em cada compra. 
Em futuras publicações entraremos em mais detalhes sobre alguns deles para o ajudar a ser o mais eficiente possível na profissionalização da fase de compra na sua empresa.